职场电子邮件礼仪

职场电子邮件礼仪

职场电子邮件礼仪

职场电子邮件礼仪1

  一、标题要提纲挈领,切忌用词含糊不清

  添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处,在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容,便于收件人衡量邮件的轻重缓急,分别处理。

  尤其是回复的信件,要注意添加,或者更换邮件的主题,最好写上来自XX公司,年,月,日等方便对方一目了然和便于储存。

  二、忌不写称呼

  许多人写邮件一上来就直接说事情,给人的感觉是你应该知道我是谁;有时至多用个你好这些都是不礼貌的做法。

  正确的做法是:如果对方有职位要称呼职位(姓氏+职位);如果不清楚职位,可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下,可以用双方都习惯的称呼方式,而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是,通常用您好比用你好更有礼貌,除非确定自己是上级或长者。

  三、忌乱用称呼

  比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。普通员工当然高兴了。但是会冒犯比经理职位高的人。

  通常称呼他人可省去副字,但尽量不要跳级,更不可给人降级,例如对方是副经理,可以称呼姓氏+经理;但不要称呼姓氏+总;而如果对方是副总裁,则不可称呼对方为经理或总经理。

  四、忌全文使用英文大写字母

  这样写邮件太强势,甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法,这还是种文字沟通方式,遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。

  五、理清回复的内容

  比如有位女士收到过这样一封邮件,其中包括了辗转收送的十二个人之姓名,他其实没有必要知道这些讯息。

  留意回答题目的技巧,当回件答复题目的时候,最好只把相关的题目抄到回件,然后附上谜底。也不要仅仅以“是的”二字回复,那样太生硬了。而且让读的人摸不着头脑。

  六、忌人名不排序

  收件人(包括抄送人)若为一个以上,不论在邮件地址位置,正文位置,还是附件内,均需要排序。

  最讲礼仪的方式是按照职务高低排序,同样职位按姓氏字母顺序排,不了解职位时可以按照字母顺序排,但重要邮件不建议这样做,尤其是重要客户。

  七、忌不分段

  有的人整篇邮件从头至尾写成一大片,象小说一样,给人眉目不清晰的感觉,不想看下去,从而自然影响处理的效率。

  推荐的方式是,尽量在一个显示页面完成全文,一段一个核心意思,然后空行写第二段;如果说的事项较多,建议加上序号,但一次最好不超过三项,否则不容易记住。

  当然,如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等,则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导,可以适当调大字号,以便对方阅读,从而也提高了回复效率。

  八、忌不感谢

  有些人没有感谢的习惯,而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助,还是只是告知,都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作,说句感谢就能表明自己有修养;更何况自己请对方帮忙呢。

  九、忌不署名

  不署名,言外之意,对方应该能从邮件地址判断出自己是谁,或者不用那么客气,而这样做会给对方造成很多不便,也较影响办事效率,想打电话沟通具体事宜时,还需要再查找。

  发件人切忌以自我为中心,自认为了解对方的圈子,其实不然,有时真的不知道是谁发来的邮件(更不用说现在有那么多酷极了的网名),耽误了事情。

  署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档,附上自己所有方便的联络方式,一劳永逸。

职场电子邮件礼仪2

  现如今,可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士,还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别,存在着职场邮件礼仪方面的`新问题。

  据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。

  写email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封email的时候,要想到收信人会怎样看这封email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。

  关于主题

  主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

  1.一定不要空白标题,这是最失礼的

  2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题

  3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”

  4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

  5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

  6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要rere一大串。

  关于称呼与问候

  1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度

  邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all.

  如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“dearxxx”,显得很熟络。

  2.email开头结尾最好要有问候语

  最简单的开头写一个“hi”,中文的写个“你好”;结尾常见的写个bestregards,

  中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

  俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。

  关于正文

  1.email正文要简明扼要,行文通顺

  email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

  正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

  2.注意email的论述语气

  根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

  尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

  电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

  3.email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

  如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

  怎么样,经过这一系列的讨论,大家对职场电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了吧!归结到底,两句话:只发有必要的邮件,认真发邮件!

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职场说话技巧
上一篇 2021-11-14
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